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        財務軟件里科目設置的幾點技巧

        作者:山東捷君         上傳時間:2020-09-11

        在日常工作中,接觸過一些財務軟件的用戶,因為科目設置時考慮不到位,導致軟件使用過程中出現了很多異常的問題,甚至最后不得不新建賬套來解決,我總結了幾點技巧,和大家分享一下:

        1、科目代碼的長度要有前瞻性

        在財務軟件里,一級科目的長度是按會計制度設定的,二級以下的科目代碼的長度由企業根據實際情況設置,而科目代碼長度的設置,多數軟件是在建賬時設定,以后不能修改,只有少數軟件能支持修改的(如速達),這時代碼長度的設置要充分考慮到以后業務發展的需要,應稍為設長一些,我見過有企業在應收賬款下按客戶設二級科目核算往來賬,當時客戶很少,二級科目長度只設二位,即最多99個,一年后客戶超過100時問題來了,而軟件中途又不能修改長度,頭都大了。

        2、增加一級科目時,會涉及財務報表的公式調整

        財務軟件預設的財務報表,如資產負債表、利潤表等,都是基于預設的科目編好公式的,如果新增了一級科目,一定要將財務報表相應的欄目的公式進行調整,否則新的科目數據可能不被統計,至于公式應如何調整不同軟件各不同,不清楚的要向軟件供應商咨詢了。

        3、上下級科目核算的幣種應一致,或上級核算幣種包含下級科目核算的幣種

        有的財務軟件,一個科目只能核算一個幣種,這個已經過時了,多數可選擇核算一個或多個幣種(如用友金碟速達),建議設成核算所有幣種,這樣再增加下級科目時自然就被兼容了,我見過有企業上級科目設成只核算人民幣、下級科目核算美元,先不說科目賬是否有問題,看著都不順眼。

        4、科目設置應與進銷存或輔助核算互補,不必設過多科目

        見過有企業按商品設置庫存商品的明細科目,商品有多少個相關科目就有多少個,按往來單位設置往來核算二級科目的企業也比較多,科目量也很大,如果財務軟件與進銷存結合的,大可不必這樣設,因為進銷存的很多報表已可按商品或客戶統計了,要看什么數據也可查報表,財務賬可簡化一些;

        部分財務軟件是支持科目輔助核算的,有的輔助核算內容是固定的(如速達)、有的是可自定義的(如金碟),輔助核算是軟件對比手工的一個重大飛躍,將會計科目設成核算某種輔助項,在做憑證時同步記錄相關的輔助項,通過輔助賬簿可按科目及輔助項查看,例如將應收賬款設成輔助核算往來單位,發生應收賬款時,在憑證錄入應收賬款科目同時錄入客戶信息,在輔助賬簿即可查看應收賬款下每個客戶的數據,而不必按客戶設海量的明細科目。

        5、科目設置使用要考慮便于輸出報表

        使用不同的會計制度,輸出的財務報表和附表有一定的差別,應根據報表取數的需要進行科目設置,不要使到科目的數據不能直接被報表使用,還要做手工拆分等大量工作,例如用友金碟的現金流量表,應收賬款收回時,要拆分收回的貨款是多少增值稅是多少,如果在科目設置及使用時已分開貨款和增值稅設,則后期的工作量可以大大減少了。

        6、科目設置使用要考慮結轉等需要

        醫院、基層醫療機構、事業單位等會計制度,在特定的時候將某些數據從某些科目轉到對應的科目,如果根據細分的業務分設科目,最后對轉或出報表時,就簡便多了。

        7、科目的輔助核算中途不要改,上下級科目最好一致,輔助項最好單一不建議組合

        科目是否輔助核算及核算什么輔助項,設定后最好不要改,一改的話輔助賬簿就出現脫節,輸出的結果會不同,原來不輔助核算中途才加上去的,輔助賬簿的數據也是殘缺的,如混合使用多個輔助項,要關注機制憑證是否考慮了輔助項或是否全部考慮了,這個地方多數軟件是存在不足的,可能會使輔助賬簿的數據與正常賬簿對不上。上下級科目核算的輔助項相同時,上級科目的輔助賬簿才能正常對接。

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